理事会議事録の配布は大きな意味を持つことの理解を！
健全なマンションであれば、理事会が定期的に開催されています。理事会終了後に作成される議事録を住民に配布することは大きな意味を持つということをご理解頂きたいと思います。マンションにとって、理事会議事録は、掲示版でお知らせするのはもちろんですが、住民に対する周知活動でもあると考えています。
■ 目次 ■
理事会議事録とは
マンションの理事会における議事録の存在は、非常に重要な意味を持っています。議事録が存在するということは、適切に理事会が開催されている証ですので、健全なマンションであると言えるのではないでしょうか。
理事会では、マンションにおける様々な問題や報告が行われます。理事会で話し合われた内容の記録が「理事会議事録」として保管されます。この「理事会議事録」は、ただ単にマンション内で共有されるばかりではなく、利害関係者への閲覧にも必要な記録となります。
金融機関へは、管理組合の口座開設や名義変更の場合に「理事会議事録」が求められますし、訴訟を提起する場合に必要になります。宅地建物取引業者等法律上の利害関係も閲覧を要求する場合があります。
中古マンションを検討している場合には、マンションの理事会や総会が定期的に行われ、その内容が適切なものであるかを知る手段が、理事会議事録あるいは総会議事録となります。
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議事録配布方法とは
住民への「理事会議事録」の配布方法は、マンションの戸数にもよりますが、いくつかの方法がありますので、参考にして頂ければ幸いです。
掲示板に貼って周知
一番簡単な周知方法は、掲示板へ「理事会議事録」へ掲示して住民へお知らせする方法です。どのマンションでも、掲示板があると思いますので、お手軽でポピュラーな周知方法です。しかし、掲示板のスペースに物理的限界があることやボリュームのある「理事会議事録」を掲示して、全てを読んでくれるのかは不明なのがデメリットです。
全戸配布で周知
住民の全戸に「理事会議事録」を配布する方法です。印刷代などのコストや手間は掛かってしまいますが、「理事会議事録」の内容を住民全員に周知することの方が重要です。
なぜならば、「理事会議事録」の中には、工事のお知らせや管理規約の変更案など、住民に関係すべき内容が多く含まれているからです。「理事会議事録」を配布することで、住民に周知することになります。
マンションによっては、独自の広報紙を作成している場合がありますので、一緒に配布しているところもあるようです。
回覧版で周知
町内会の回覧版のように、全ての住民に回覧板形式で周知する方法です。誰が回覧板を見たのかが一目瞭然なのですが、どこかで回覧板が止まってしまったり紛失したりすることも考えられます。
比較的小規模のマンションであれば、回覧のスピードもありますが、大規模マンションの場合だと、１ヵ月過ぎても全員に回覧できないという事態も考えられます。そういう場合は、いくつかのグループ（階数や棟など）に分けて、複数の回覧板で管理するとよいのではないでしょうか。
Ｗｅｂで周知
最近の管理組合では、Ｗｅｂ上に「理事会議事録」を公開するマンションもあるようです。紙媒体の「理事会議事録」と違って、スマートフォンなどで、いつでもどこでも読むことができるメリットがあります。紙媒体と違って、劣化することもありません。
ホームページを持っているマンションもあり、住民だけが閲覧できる方法でホームページ上にアップして活用していることもあります。
無料で、ホームページを持てたり、ストレージを使えるサービスもありますから、有効に使用するとよいと思います。Ｗｅｂに詳しい人が担当してくださるとよいと思います。ただし、Ｗｅｂにアクセスできない住民がいることも考慮して、紙媒体との並行がよいのでしょうね。
メール配信で周知
メールマガジンのように、メールに「理事会議事録」を添付して周知する方法です。住民から事前にメールアドレスを収集する必要があります。また、登録したメールアドレスが変更となった場合のメンテナンスは、誰がどのように行うのか決めておく必要がありますけどね。
議事録配布の注意事項
記録した「理事会議事録」をそのまま住民に掲示や配布してもよいかどうかは吟味が必要です。例えば、管理費や修繕積立金等の滞納があった場合に、議事録には、個人を特定できる住戸番号や氏名が載せられている場合は、個人を特定できる部分を伏せて掲示や配布すべきです。
「理事会議事録」を配布する場合、賃貸をしている住戸の取り扱いを決めるとよいです。ゴミ捨てのマナーに関する内容は、住民にお知らせすべきですが、臨時総会開催の内容などの場合は、区分所有者にお知らせするべきです。
マンションに住んでいない外部の区分所有者には、郵送で送るのかメールで送るのか決めが必要です。
おわりに
理事会議事録の配布は、住民への周知活動／アピールという大きな意味を持つことを理解して頂きたいです。ただ単なる理事会の議事の記録という意味だけではなく、議事録に書かれた内容を住民が理解して頂きたいという思いがあります。
マンションを売買する場合にも、理事会議事録が存在することによって、健全なマンションであるという判断材料に用いられることもあるようです。
周知方法には、様々ありますが、複数の周知方法を用いながら効果的な周知活動ができるとよいと思います。
理事会議事録の配布は大きな意味を持つことの理解を！
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基本は、紙媒体での全戸配布が間違いあっりません。
中規模マンションならできます。 経験上、区分所有者で無い賃貸居住者にも配布した方がいいです。 不在区分所有者には、郵便局へ持ち込み、切手等を購入して窓口へ差し出しがお勧めです。 郵券類の購入時には受け取りがありますから、万一未達の場合、調査しやすくなります。 これからは郵便物が増え、配達員の廃棄等の恐れもありますよ。